Constituer sa société à responsabilité limitée

I. Généralités

La société à responsabilité limitée (ou Sàrl) est une société constituée de deux éléments : des personnes et un capital de minimum CHF 20’000.00. Elle a un caractère mixte, à savoir des particularités de sociétés de personnes, comme la société simple, ainsi que des particularités de sociétés commerciales, comme la société anonyme. En tant que personne morale à part entière, la Sàrl est un sujet fiscal et peut être responsable pénalement ou encore poursuivie par la voie de la faillite. La valeur minimale des parts sociales est de CHF 100.00.

Normalement, comme le précise le nom de la société, la responsabilité des associés est partiellement protégée. Cependant, le juge peut lever cette protection en cas d’abus, notamment lorsque la société est exclusivement dressée comme « écran » entre le client et le prestataire effectif.

La Sàrl peut être constituée de personnes physiques ou morales, ainsi que par des sociétés en nom collectif. En revanche, une société simple, laquelle n’a pas de personnalité juridique (capacité de représenter et d’être représentée en justice), ne peut pas devenir associée d’une Sàrl.

La raison sociale, le siège, l’adresse, le but, le montant du capital, les associés et les gérants sont inscrits au registre du commerce.

II. La constitution

A. Le passage devant le notaire

Pour constituer une société à responsabilité limitée, les futurs associés doivent passer un acte authentique devant notaire, par lequel ils déclarent fonder une Sàrl. Le passage par la case notaire est un passage obligatoire en l’état du droit actuel.

Ne vous y trompez pas, même les plateformes low-cost de constitution de sociétés n’y coupent pas ; elles se contentent simplement d’y faire procéder à très bas prix (env. une centaine de francs) auprès de notaires « libres » de certains cantons alémaniques. Cette façon de procéder est parfaitement légale, même si elle présente des risques certains pour les clients dans la mesure où toute la phase de conseil et de contrôle est reléguée à l’arrière-plan, au profit d’une maximisation des coûts.

Les fondateurs arrêtent le texte des statuts, déterminent le capital et sa répartition, ainsi que les associés et les organes. La manifestation de volonté doit être claire et unanime.

Les statuts doivent obligatoirement contenir la raison sociale, le siège, le but, le montant du capital social (en francs suisses) et la forme à observer pour les communications de la Sàrl. Ils peuvent contenir également d’autres éléments, tels que les droits de vote, les associés gérants etc. Ils doivent être datés. Au moment de l’inscription au registre du commerce, les statuts sont vérifiés par le proposé du registre du commerce.

Pour que la société soit valablement constituée, il faut que les fondateurs aient souscrit les parts sociales (c’est-à-dire aient promis de payer leur part) et libéré l’apport (c’est-dire qu’ils aient effectivement versé l’argent). Les versements interviennent par la consignation du capital auprès d’une banque, sur un compte de consignation ouvert à cet effet, sauf pour les cas particuliers de constitution par apports en espèces, transformations, fusions, compensation de créances, etc., que nous ne traiterons pas ici.

Les fondateurs doivent également constater devant le notaire que toutes les parts sociales ont été valablement souscrites, que les apports correspondent au prix total d’émission, qu’ils ont été effectués conformément aux exigences légales et statutaires et qu’ils acceptent l’obligation d’effectuer des versements supplémentaires ou de fournir des prestations accessoires.

B. L’inscription au registre du commerce

Une fois l’acte constitutif instrumenté, le notaire le déposera au registre du commerce pour en requérir l’inscription, avec ses annexes.

Cette inscription a divers effets, internes et externes. Le plus important est l’acquisition de la personnalité morale. Par cette inscription, la société devient une personne morale et reçoit certains droits, comme la protection de la raison sociale, mais également des obligations, comme le fait de devoir payer des impôts. La personnalité juridique est acquise au moment de l’inscription.

C. Les délais

Les délais de constitution d’une Sàrl varient en fonction des notaires, de quelques jours à plusieurs mois.

Pour notre part, dans le cas des constitutions ordinaires par apports en espèces, nous partons du principe que le seul délai raisonnable en la matière est celui qu’il faut au client pour nous remettre les informations nécessaires. Pour cette raison, nous travaillons de manière optimisée, avec des formulaires détaillés et précis. Cette manière de procéder nous permet en règle générale d’assurer l’établissement d’un projet complet d’acte constitutif avec ses annexes sous 24h à 48h ouvrables dès réception des informations complètes de la part du client. Grâce à l’informatique, rien ne justifie aujourd’hui que tout notaire ne soit pas en mesure d’en faire de même.

A ce délai de traitement notarial s’ajouteront ensuite 10 à 15 jours en moyenne de traitement par le registre du commerce, variable en fonction des cantons et des périodes (surcharges administratives, féries, etc.).

Nos clients peuvent également profiter, où qu’ils se trouvent dans le monde, d’instrumentations entièrement à distance, sans avoir à se déplacer à l’étude. En effet, la constitution d’une société peut parfaitement avoir lieu par représentation.

D. Les coûts

Le coût de constitution d’une Sàrl dans les cantons de notariat dit « latin », varie en fonction des cantons et des notaires, de l’ordre de CHF 1’500.00 à CHF 3’500.00 en moyenne, auxquels viennent encore s’ajouter les frais de registre du commerce d’env. CHF 600.00 à 900.00 suivant les cas.

Sauf cas particulier, de notre point de vue rien ne justifie de s’écarter du minimum légal fixé par la loi dans le canton de Fribourg. Ainsi, pour un exemple concret auprès de notre étude, la constitution d’une Sàrl ordinaire avec capital de CHF 20’000.00 entièrement libéré en espèces avec un seul associé gérant coûtera un peu moins de CHF 2’000.00 ttc (env. CHF 1’250.00 de frais de notaire et env. CHF 700.00 de frais de RC). Ces montants peuvent varier en fonctions des spécificités du cas concret.

La loi fixant à la fois des montants fixes pour certains frais et des fourchettes pour d’autres, les pratiques peuvent toutefois se révéler très variables entre différents notaires. N’hésitez pas à demander plusieurs devis chez différents notaires et dans différents cantons avant de faire votre choix.

E. Guide pratique

Pour faciliter votre passage chez le notaire et ainsi éviter des frais inutiles, pensez à définir précisément :

– le nom de la société ;

– le siège de la société (commune politique) ;

– l’adresse de la société (si c’est une sous-location, il faudra mentionner le c/o et avoir une déclaration d’acceptation du locataire principale qui domicilie la société ;

– noms et prénoms des fondateurs (avec données personnelles et pièces d’identité) ;

– noms et prénoms des associés (avec données personnelles et pièces d’identité) ;

– répartition du capital social entre les associés ;

– but de la société ;

– montant du capital social ;

– division du capital social ;

– modalités de libération du capital social (apports en espèces, apports en nature, compensation de créances, reprises de biens etc.) ;

– modalités particulières (reprises de biens, avantages particuliers, etc.) ;

– détermination des gérants et des pouvoirs de signature, avec nomination du président ;

– renonciation (opting-out) ou élection d’un organe de révision.

N’hésitez pas à nous contacter afin de disposer de nos formulaires types qui faciliterons grandement vos démarches.

III. Conclusions

L’intérêt de la Sàrl réside essentiellement dans son caractère plus personnel que pour la SA. Cette figure juridique est plus spécifique en ce sens qu’elle lie personnellement les associés et la société, avec la possibilité d’aller très loin dans l’aménagement de leurs relations (obligations, interdictions, versement supplémentaires, fidélité, concurrence, etc.).

Il est impératif de bien vous faire conseiller dès le départ car les modifications et les transformations d’une société constituée à la hâte coûtent souvent bien plus cher que de la constituer juste d’emblée. A cela s’ajoutent encore les questions d’opportunité de constituer une société et du type de société à constituer, notamment sous l’angle fiscal.

Les constitutions low-cost de sociétés sont fréquemment un exemple type de mauvaises économies. Même si vous travaillez avec une plateforme de constitution low-cost, pensez à faire vérifier votre constitution par un notaire que vous connaissez, avant que celle-ci ne soit instrumentée. Ça vous coûtera toujours moins cher que de recommencer ou pire, tout modifier après coup. Fréquemment, lorsqu’on additionne aux coûts d’une plateforme low-cost les frais de conseil auprès d’un notaire de confiance ainsi que ceux de la légalisation de signature indispensable à l’inscription auprès du registre du commerce, l’économie réalisée devient dérisoire et sans commune mesure avec le risque de faire une erreur ou de devoir procéder tout de suite après à des modifications qui se chiffrent généralement en plusieurs milliers de francs.

Co-écrit par Albertine Necker (Présidente ELSA, étudiante en 3ème année de droit)